Qualitätskriterien Tagung

Qualität überzeugt!

Wir überprüfen für Sie alle Tagungspartner regelmäßig auf ihre Qualität.

Welche Kriterien im Detail ausschlaggebend sind, finden Sie hier in dieser Übersicht.

Anforderungen an Tagungshotels und Kongress- & Tagungsstätten

Pflichtkriterien:

• Vorhandensein eines eigenen, professionellen Tagungsbereichs mit mind. 3 Tagungsräumen
• Für den Tagungs-, (Übernachtungs- und Gastronomie)bereich ist eine Angebotsmappe vorhanden.
• Das Tagungshotel verfügt über Bausteine und Empfehlungsangebote für Rahmenprogramme in Deutsch.
• Vorhandensein einer professionellen sowie aktuellen Internetseite inklusive der Darstellung des Tagungsbereiches auf der Startseite
• Professionelle Tagungsräume verfügen über eine tagungsgeeignete Einrichtung (keine Restaurants oder Hotelhallen).
• Individuelle, persönliche Vertragsgestaltung
• Angebot einer Tagungspauschale mit Leistungsbestandteilen, wie z. B. Bereitstellung des Tagungsraumes, Tagungstechnik, Kaffeepause(n), Business-Lunch im Rahmen eines 2-Gänge Menüs, Getränke pro Teilnehmer, gutes Preis-Leistungsverhältnis
• Angebot sowie Organisation und Begleitung von Rahmenprogrammen, wovon mindestens eines speziell auf Thüringen zugeschnitten ist
• Technik muss zeitgemäß sein und regelmäßig auf Funktionstüchtigkeit überprüft werden.
• Die F & B Versorgung ist im Tagungsgebäude aber außerhalb des Tagungsraums gewährleistet.
• Klassifizierung der Beherbergung nach der Deutschen Hotelklassifizierung mit mindestens 3 Sternen, nachzulesen unter http://www.hotelsterne.de/ (nur für Tagungshotels)
• Das Tagungshotel muss in Ausstattung und Dienstleistung für Geschäftsreisen geeignet sein (nur für Tagungshotels)

Weitere Kriterien, die das Angebot abrunden (keine Pflicht):

• Das Tagungshotel verfügt über Bausteine und Empfehlungsangebote für Rahmenprogramme in Englisch.
• Angebot einer Green- Meeting Pauschale
• Information zur Nutzung von Werbemöglichkeiten am Veranstaltungsort
• Dem Rücken angepasste flexible Seminarstühle, die ein angenehmes Sitzgefühl erzeugen
• Vorhandensein von barrierefreien Zugängen und Einrichtungen
• Ein Leitsystem zur Orientierung und Wegweisung der Teilnehmer zu den Einrichtungen der Tagungsstätte ist vorgegeben.
• Möglichkeit der Befahrbarkeit der Tagungsräume mit PKW
• Lunchpakete für Ausflüge/Rahmenprogramme unter regionalem Einfluss
• Ein Leitsystem zur Orientierung und Wegweisung der Teilnehmer zu den Einrichtungen der Tagungsstätten
  ist vorgegeben.
• Reichung von kleinen Aufmerksamkeiten, wie z. B. Traubenzucker, Obst oder kleine, regionale Souvenirs

Anforderungen an Tagungsorte

Pflichtkriterien:

• Der Bereich Tagungen/Kongresse ist im städtischen Tourismuskonzept bzw. Entwicklungskonzept verankert.
• Verfügung über ein zeitgemäßes Kongresszentrum bzw. Stadthalle mit ausreichend ausgestatteten Räumlichkeiten für mind. 250 Personen und entsprechend technischer Ausstattung
• Die Stadt muss über mindestens 2 Tagungshotels im 3-Sterne-Segment und über mindestens 1 Tagungshotel im 4-Sterne-Segment verfügen. Diese Hotels müssen DEHOGA-klassifi ziert sein.
• 30% der Personenkapazität des größten Raumes bei parlamentarischer Bestuhlung muss in der Stadt
  als Zimmerkapazität im Segment 3-Sterne und darüber vorhanden sein.
• Vorhandensein von mindestens einer Special Location als außergewöhnlicher Tagungsort oder als Ergänzung für Rahmenprogramme
• Umfassende Informationen zum Kongress- und Tagungsangebot (Tagungshotels, Kongresszentrum, Stadthalle) in Deutsch
• Internetauftritt des Kongress- und Tagungssegments in Deutsch
• Vorhandensein von Serviceleistungen eines städtischen Kongress- und Tagungsbüros oder Abwicklung durch einen geschulten Mitarbeiter der TouristInformation (z.B. Rahmenprogramme, Incentives)
• Vorhandensein eines Ansprechpartners für den Tagungsbereich 

Weitere Kriterien, die das Angebot abrunden (keine Pflicht):

• Internetauftritt des Kongress- und Tagungssegments in Englisch
• Die Stadt verfügt über Bausteine und Empfehlungsangebote für Rahmenprogramme in Deutsch.
• Ein interner Qualitätsleitfaden zur Prozessabwicklung (vor, während & nach der Veranstaltung) ist vorhanden (in Form eines Handbuches, eines internen Leitfadens, einer Checkliste oder eines Bearbeitungszeitplans).

Anforderungen an Agenturen & Incentiveanbieter

Pflichtkriterien:

• Die Agentur/der Incentiveanbieter ist seit mindestens drei Jahren als Agentur tätig und führt Veranstaltungen in Thüringen durch.
• Die Agentur/der Incentiveanbieter unterhält mindestens ein Büro in Thüringen und beschäftigt in diesem mindestens zwei qualifizierte Mitarbeiter, die sich ausschließlich mit der Organisation von Events und Incentives befassen.
• Alle aktuell angebotenen Leistungen/Programme sind auf Deutsch auf der Internetseite der Agentur einsehbar.
• Die Agentur bietet mindestens ein Programm an, bei dem die Kultur, Natur oder Geschichte Thüringens im Mittelpunkt steht.
• Die Agentur bietet mindestens ein mehrtägiges Programm an.
• Für jedes Projekt steht ein persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung.

Weitere Kriterien, die das Angebot abrunden (keine Pflicht):

• Die Agentur/der Incentiveanbieter hat mindestens zehn Events/Incentives in den letzten zwei Jahren mit mind. 25 Personen pro Event/Incentive in Thüringen organisiert.
• Eine Auswahl der aktuell angebotenen Programme ist auf Englisch auf der Internetseite der Agentur einsehbar und für internationale Gäste buchbar/durchführbar.

Anforderungen an Special Locations

Pflichtkriterien:

• Die Tagungsstätte verfügt für den Tagungsbereich über eine Angebotsmappe und über Bausteine und Empfehlungsangebote für Rahmenprogramme in Deutsch.
• Vorhandensein einer professionellen sowie aktuellen Internetseite inklusive der Darstellung des Tagungsbereiches auf der Startseite
• Die Einrichtung bietet Informationen zur Tagungsstadt, zu Aktivitäten sowie Kartenmaterial zur Umgebung.
• Hinweis auf ökologische An- und Abfahrt (z. B. Bahn, ÖPNV) oder möglicher Shuttleservice vom Bahnhof zum Veranstaltungsort
• Angebot wird werktags innerhalb von 24 Stunden erstellt und versendet (Fax, Mail).
• Angebot einer Tagungspauschale mit Leistungsbestandteilen, wie z. B. Bereitstellung des Tagungsraumes, der Tagungstechnik, ein/zwei Kaffeepasue(n), Business-Lunch im Rahmen eines 2-Gänge Menüs, die Getränke pro Teilnehmer.
• Angebot sowie Organisation und Begleitung von Rahmenprogrammen, wovon mindestens eines speziell auf Thüringen zugeschnitten ist
• Für Service- und Betreuungsleistung sowie für Anpassung bei Veränderungen im Tagungsablauf steht in der Tagungsstätte während der gesamten Tagung ein kompetenter und entscheidungsbefugter Ansprechpartner zur Verfügung.
• Begrüßung & Verabschiedung sowie Weitergabe eines Infopaketes an den Veranstaltungsleiter durch Betreuer des Hauses
• Professionelle Tagungsräume verfügen über eine tagungsgeeignete, zeitgemäße Einrichtung und sind verschließbar.
• Lunchpakete für Ausflüge/Rahmenprogramme unter regionalem Einfluss
• Die Beherbergung muss in Ausstattung und Dienstleistung für Geschäftsreisen geeignet sein (Internet, Fax, Büroeinrichtung etc.).

Weitere Kriterien, die das Angebot abrunden (keine Pflicht):

• Die Tagungsstätte verfügt über Bausteine und Empfehlungsangebote für Rahmenprogramme in Englisch.
• Sekretariatsservice und auf Wunsch Namensetiketten und/oder Namenstischschilder für Tagungsteilnehmer und Ausweisung der Tagungsräume z.B. mit Firmenlogo in Absprache mit den Tagungsveranstaltern
• Information zur Nutzung von Werbemöglichkeiten am Veranstaltungsort (z. B. Fahnenmasten, Plakatrahmen, Präsentationsflächen vor und im Tagungsbereich)
• Einsatz umweltfreundlicher Produkte oder Werkstofftrennungskonzepte, wie z. B. Recyclingpapier, Abfallinsel für Mülltrennung
• Ein Leitsystem zur Orientierung und Wegweisung der Teilnehmer zu den Einrichtungen der Tagungsstätten ist vorgegeben.
• Ein drahtloser Internetzugang (WLAN) ist im Empfangsbereich/der Lobby der Einrichtung verfügbar.